Consejos esenciales para garantizar que las tecnologías de audio y video y los espacios de reunión sean compatibles con equipos de trabajo híbridos
Phil Langley*
Aunque resulte difícil de imaginar, hace solo tres o cuatro años las reuniones se llevaban a cabo principalmente con todos los participantes en persona, reunidos en torno a una mesa de conferencias en la misma sala. Ocasionalmente, los participantes “asistían por teléfono”, pero esto estaba lejos de ser la norma.
Avancemos hasta 2023
En muchos casos, las reuniones actuales están compuestas por participantes presenciales y a distancia, lo que cambia significativamente los requisitos de audio y video de las instalaciones para lograr una colaboración satisfactoria y una comunicación eficaz. Ahora más que nunca, los empleados necesitan confiar en la tecnología y en los espacios de reunión creativos para garantizar que sus voces e ideas se oigan y se transmitan de una forma tan eficaz, y equitativa, a distancia como lo harían en persona. No es una tarea fácil para los profesionales de las instalaciones actuales. Además, con la presión cada vez mayor para garantizar una experiencia positiva y productiva de los empleados, el tiempo apremia.
Aunque es posible que muchas instalaciones cuenten con la tecnología “adecuada”, desde aplicaciones de comunicaciones unificadas y colaboración (Unified Communications and Collaboration, UCC) hasta soluciones de audio y video para salas de conferencias, la igualdad de las reuniones va mucho más allá de sus consideraciones técnicas. La forma en que los empleados ven su oportunidad de participar en las reuniones puede tener un impacto fundamental en la cultura de la empresa, las relaciones interpersonales, el compromiso de los empleados y la satisfacción general en el trabajo. Estas consideraciones de gran impacto no se conversan lo suficiente y se han convertido en una responsabilidad importante para los profesionales de las instalaciones en la actualidad.
Por qué la igualdad en las reuniones es importante
La experiencia de las reuniones híbridas en la actualidad suele ser más difícil para los participantes a distancia debido a una mezcla de factores, desde una mala conducta en las reuniones (por ejemplo, silenciar a los demás participantes o realizar varias tareas a la vez) hasta expectativas poco claras (como el uso de cámaras o desde dónde debe realizarse la reunión), pasando por equipos de sala de conferencias de baja calidad y problemas de sonido.
Los participantes a distancia suelen mencionar que les resulta difícil seguir la conversación por varios motivos. Por ejemplo, el micrófono captaba y daba prioridad al sonido más cercano (que podía ser una charla secundaria en lugar de un orador influyente de la reunión); los participantes estaban sentados en una mesa de conferencias larga con una sola cámara, lo que dificultaba ver a la persona que hablaba, y había desigualdades cuando intentaban participar en la conversación, ya que se daban cuenta de que no se les oía con la misma claridad que a los participantes presenciales o no se les tenía en cuenta del mismo modo.
Entonces, ¿cuál es el problema con todas estas situaciones?
En primer lugar, quién está hablando es importante. Si un empleado no puede entender claramente quién está hablando, puede tener dificultades para determinar cómo priorizar los puntos de acción y saber quién espera qué después de la reunión.
En segundo lugar, estas reuniones pueden no ser productivas. Si todas las personas que se sientan a la mesa real (y virtual) no pueden ser vistas, escuchadas, ni seguir la conversación, probablemente se desconectarán e incluso podrían sentirse frustradas o desmotivadas. Esto puede afectar directamente a la participación y productividad de los empleados. En tercer lugar, si sus contribuciones no pueden reconocerse fácilmente, esto podría afectar a la satisfacción en el trabajo y a la trayectoria profesional.
La realidad es que todos continuamos aprendiendo, y la capacidad de ofrecer una experiencia de reunión completamente fluida y equitativa puede ser un desafío. Pero como profesional de las instalaciones, hay pasos fundamentales que puede dar hoy para ayudar a superar los obstáculos habituales y demostrarles a los empleados que sus contribuciones son escuchadas y valoradas, independientemente de dónde trabajen.
Permitir la igualdad: consejos esenciales que puede implementar hoy
A continuación, se indican tres pasos fundamentales con el fin de ayudar a obtener una mayor igualdad en las reuniones para todos los empleados y ayudar a garantizar que su instalación ofrece la tecnología y los requisitos de espacio de reunión necesarios para apoyar mejor el trabajo híbrido.
1. Tener en cuenta los muebles de la oficina: una mesa de conferencias tradicional y larga no creará un entorno tan colaborativo para la mano de obra híbrida como una mesa en arco orientada hacia la pantalla y los participantes a distancia. De ahora en adelante, será necesario que los profesionales de las instalaciones tengan en cuenta qué salas se eligen como salas de conferencia y cómo estas salas pueden incorporar mesas con ruedas que, por ejemplo, puedan readaptarse para distintas modalidades de reunión con el fin de garantizar que todos los empleados puedan participar por igual.
2. Priorizar la calidad alta de audio y video para crear unidad: el video en 4K ayuda a todos los participantes a sentir que están sentados juntos en la misma mesa (por ejemplo, al implementar herramientas que mueven la cámara hacia la persona que habla) y el sistema de audio por IP (en comparación con el audio analógico a través de una conexión de línea telefónica) brinda una calidad de audio superior. Estos son dos pasos sencillos que deberían darse para evitar las frustraciones habituales relacionadas con los problemas de calidad de audio y video.
3. Crear igualdad en las conversaciones: al momento de decidir qué herramienta de colaboración adoptar, investigue cómo estas plataformas pueden contribuir a la igualdad en las reuniones. Por ejemplo, algunas plataformas ofrecen un modo de vista en “galería” en el que cada participante aparece en su propio recuadro, y todos los recuadros tienen el mismo tamaño en la pantalla. Cuando todos los participantes están en sus propios recuadros, pueden verse con claridad y, al hablar, su recuadro se iluminará, lo que evita confusiones sobre quién está hablando. Además, al estar todos los participantes en un “recuadro” del mismo tamaño, los empleados adquieren una sensación de igualdad y la misma posibilidad de “compartir su voz” en la reunión.
El trabajo híbrido ha llegado para quedarse, y hay más presión que nunca para garantizar un lugar de trabajo productivo y positivo. Tomarse el tiempo necesario para comprender las frustraciones de los empleados y los desafíos habituales asociados a las reuniones será fundamental para tomar decisiones estratégicas relacionadas con las instalaciones y apoyar el compromiso de los empleados, independientemente de dónde trabajen. Tener en cuenta tanto los requisitos técnicos como los del espacio de reunión es esencial para ofrecer una experiencia de reunión más agradable y equitativa.
*Phil Langley es vicepresidente senior global, audio y video y UCC, Wesco.
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